Az IDC, Ricoh által megrendelt tanulmánya rávilágított arra tényre, hogy az alacsony hatékonyságú dokumentum alapú folyamatok négy szervezetből háromnál komoly incidenseket okoztak az elmúlt öt évben. A tanulmány a Ricoh új Document Process Imperative initiative kezdeményezésének első terméke.

A dokumentum folyamatban bekövetkező hibák súlyos következményekkel jártak: a megkérdezett vállalatok 36%-a nem tudott eleget tenni megfelelőségi követelményeknek, 30%-a veszített el kulcsfontosságú alkalmazottakat és 25%-a fontos ügyfeleket. Egyéb következmények voltak még többek között a jelentős IT biztonsági rések, felesleges audit-ok, PR krízisek és perek.

Jó hír azonban: a hibák proaktív kezelése jelentős anyagi károkat előzhet meg. Az IDC számításai szerint a hibás folyamatok teljes költsége (ide értve a munkaidő kiesést és az elveszített ügyfelek miatt kieső bevételt) minimum tízszer akkora, mint a hibák által generált közvetlen kiadások.

“Ami sok üzleti vezetőt zavar az az, hogy a dokumentum vezérelt üzleti folyamatok milyen nagy hatással vannak a szervezet kockázati profiljára: ezekben a folyamatokban nagy a kockázata a meghibásodásoknak, melyeknek valós költségei magasabbak, mint azt sok vezető gondolja.” fogalmaz az IDC a Ricoh által megrendelt “It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk” jelentésében.1“. Bár a legtöbb vállalat jelentős forrásokat fordít a kis valószínĹąségĹą - nagy kárt okozó események kiküszöbölésére, a hibás dokumentum folyamatok jelentette veszély általában elkerüli a figyelmüket.”
A Ricoh Document Process Imperative egy folyamatban lévő kezdeményezés, melynek célja, hogy segítsen a vállalatoknak megérteni a kritikus üzleti folyamataikat vezérlő dokumentumokkal kapcsolatos kockázatokat, megismerni lehetőségeket és alkalmazni a legjobb gyakorlatokat.

Az első eredmények egy globális felmérésen alapulnak, melyben 1516 folyamat tulajdonos és információs dolgozó vett részt közepes és nagy vállalatoktól. A válaszadókat véletlenszerĹąen válogatták nyolc országból: USA, Kanada, Egyesült Királyság, Franciaország, Németország, Ausztrália, Kína és Japán.

Az IDC szerint a dokumentum folyamatok hibái minden iparágat érintenek. A komoly üzleti és megfelelőségi incidensek körülbelül ugyanakkora arányban fordultak elő Észak-Amerikában, Európában és Ázsiában. A legmagasabb értéket Ázsia produkálta 79%-al.

Három válaszadóból több mint egy ismer személyesen is hibás, vagy nem hatékony dokumentumvezérelt folyamatot. Annak ellenére, hogy a dokumentum folyamatok 31-39%-a papír alapú, a jelentés szerint a papír önmagában nem feltétlenül jelent kockázati tényezőt. “A hatékony folyamatok az alapul szolgáló munkafolyamatokon múlnak,” állítja a jelentés. “Nem feltétlenül a médium jelenti a problémát.”
 

A tanulmány szerint a dokumentum folyamatok javítását szolgáló javaslatok néha azért buknak el, mert nem kerülnek be a C szintĹą vezetők napirendjébe. Ez azért lényeges, mert a dokumentum folyamatok számos csapatot, részleget és szervezetet fednek le, így sok beosztott nem rendelkezik elegendő felelősségi körrel ahhoz, hogy megtervezzen és végrehajtson egy ekkora változtatást. “Az igazán hatékony változás C szintĹą figyelmet igényel,” állítja a jelentés.
 

A Ricoh tisztában van ezekkel a kockázatokkal és mivel vezető Managed Document Services (MDS) szolgáltató, rendelkezik a megfelelő eszközökkel, hogy segíthesse ügyfeleit. Sergio Kato, a Global Marketing Group/Services Business Center megbízott általános menedzsere szerint:  “A Managed Document Services (MDS) megközelítésünkön keresztül azon dolgozunk, hogy megértsük, hogyan áramlik keresztül egy szervezeten az információ és hogy az üzleti folyamatok, különösen az emberek által vezéreltek milyen módon befolyásolják ezt az áramlást,”. Ezenfelül “A fejlett folyamatok nem csak a hatékonyságot és produktivitást növelik, de segítségükkel minden lépésnél kezelni lehet a kockázati tényezőket.”, mondta Sergio Kato.